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Classement et archivage

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Si beaucoup de documents sont dématérialisés et archivés sur disque dur ou dans le cloud, la loi demande toujours de conserver un papier pendant une durée déterminée, de quelques mois à plusieurs années. Pour votre entreprise ou votre établissement scolaire, l'archivage et le classement de vos documents sont une nécessit...

Classement et archivage

Si beaucoup de documents sont dématérialisés et archivés sur disque dur ou dans le cloud, la loi demande toujours de conserver un papier pendant une durée déterminée, de quelques mois à plusieurs années. Pour votre entreprise ou votre établissement scolaire, l'archivage et le classement de vos documents sont une nécessité : Direct-Papeterie vous propose toutes les fournitures et boîtes de rangement dont vous avez besoin pour classer, ordonner, ranger et archiver vos papiers dans de bonnes conditions.

 

Vous pouvez choisir différents systèmes d'archivage papier au bureau ou à l'école : en boîtes, en pochettes de rangement, en chemises carton ou plastique, en trieur et en classeur séparés par des intercalaires de couleur en papier ou en feuilles de plastique transparent, etc. Chaque papier sera bien protégé dans sa feuille de plastique et chaque boîte d'archivage en carton recevra les étiquettes appropriées pour un rangement facilité.

 

Si vous venez de lancer votre entreprise, n'attendez pas que les documents s'accumulent au bureau et commencez tout de suite le classement de manière à ordonner vos factures, relevés de prestation, contrats et courriers importants. Vous pouvez trouver chez votre grossiste à prix bas toutes les fournitures de rangement pour votre service archives : des boîtes d'archivage en carton à monter soi-même, des boîtes de classement en plastique, des boîtes livrées à plat, des boîtes à montage automatique, des classeurs à anneaux et des dossiers suspendus, mais aussi tous les intercalaires papier, les étiquettes, les trieurs, les protège-documents, les reliures et les accessoires de bureau dont vous avez besoin au quotidien.  

Détails

Choisir son plan de classement des archives

Que votre entreprise vienne de commencer son activité ou que votre service classement nécessite un remaniement, vous avez besoin d'un plan de classement des archives qui corresponde à votre situation pour éviter de perdre du temps ou de vous trouver face à une fuite d'information sensible. Le but n'est pas seulement la protection d'un papier dans une boîte de rangement en carton, mais également d'avoir accès à une information précise quand on en a besoin. Les produits de classement Direct-papeterie, grossiste en fournitures de bureau répondent à ces contraintes en vous proposant des solutions d'archivage pratiques et solides : boîte carton, chemise couleur papier ou PVC, pochette plastique disponibles en lot, etc., et au meilleur prix.

Plan de classement alphabétique et numérique

Ce sont des modes de classement usités dans les fonds documentaires où les éléments sont triés par titre dans des dossiers, ainsi que pour les gros volumes de classement où chaque papier reçoit un numéro d'identification. On utilise au bureau ces modes de classement des documents au moyen de dossiers suspendus et de boîtes d'archivage, en combinaison avec le classement thématique.

Plan de classement thématique des documents

Mode de rangement le plus courant au bureau, il consiste à classer les documents papier par rubrique dans un dossier puis par thème dans une boîte, ce qui permet de localiser les informations de manière typologique et thématique et de mettre le statut de l'archive en avant : de travail, de référence et archive définitive. En général on sépare le rangement des documents papier de fonction des documents de gestion, qui seront chacun rangés dans une boîte de rangement ou pochettes d'archivage identifiées par des couleurs ou des étiquettes imprimées. Utilisez l'imprimante pour imprimer des planches d'étiquettes personnalisées sur papier autocollant à l'aide de cartouches spécifiques jet d'encre noir.

Méthodologie de rangement des documents

Le classement des pochettes de rangement et des chemises papier au bureau doit répondre à des critères d'efficacité :

  • Accessibilité : chaque dossier sera clairement identifiable pour faciliter son partage et sa traçabilité.
  • Mise à jour : un papier en cours de classement devra pouvoir être ajouté dans une boîte de rangement ou un dossier couleur.
  • Épuration : évitez l'encombrement des documents, effectuez régulièrement un classement pour éliminer les documents inutiles, doublons, obsolètes, etc.
  • Fiabilité : trouvez rapidement l'information désirée.

Conseils pour classer les documents papier archivés

Choisissez par exemple une couleur attribuée à une rubrique ou une catégorie, puis différenciez chaque boîte ou dossier papier au moyen d'une étiquette imprimée ou d'un marquage. Évitez de trop multiplier les niveaux d'archivage au bureau, au risque de multiplier les boîtes de rangement et les chemises de classement et de finir par ne plus savoir dans quelle boîte se trouve un papier. Gardez aussi à jour une liste papier des catégories et des couleurs choisies pour le système de classement afin de transmettre facilement une information.

Classement des documents statiques et documents dynamiques

Stockez en boîte kraft les documents papier qui n'ont plus besoin d'être consultés en fonction des recommandations de tri des Archives de l’État et classez-les en conteneur carton recyclable à montage automatique, ou en PVC superposables. Prenez soin d'y coller l'étiquette appropriée pour identifier facilement le contenu sans faire de dessin. En revanche, pour le classement des documents papier qui viennent sans cesse s'ajouter aux dossiers en cours, vous pouvez utiliser des dossiers suspendus ou des trieurs, puis faire une épuration régulière avant de les placer dans une boîte de rangement ou des pochettes à rabats. Mais ne laissez pas ces documents s'accumuler au bureau entre les intercalaires et les pochettes plastique intermédiaires : encouragez vos collaborateurs à ranger correctement un papier dès le départ.

Documents pièce ou série

Des documents en série constitueront un type de dossier différent des documents isolés. Ce peut être une série de documents aux mêmes caractéristiques, ou une série de dossiers ayant des caractéristiques communes contenant eux-mêmes des documents papier. Au bureau, on utilise des pochettes de type sous-chemises en carton de couleur, elles-mêmes incluses dans une pochette carton, une surchemise ou un trieur.

Boîte de rangement, pochettes ou dossier

Il est aussi possible d'utiliser un classeur avec des feuilles intercalaires pour le rangement et de protéger chaque papier dans une pochette plastique. En fonction du mode de rangement, vous pourrez aussi avoir besoin de pochettes à élastiques, de feuilles transparentes pour la protection de vos documents, etc. Pour gagner de la place, les boîtes de rangement en carte ou en PVC peuvent être livrées à plat et montées au fur et à mesure des besoins. Vous pouvez préférer le rangement en boîtes de classement kraft ou carton superposables, ou en boîtes carton avec couvercle de grand format selon la nature des documents à classer, la taille des dossiers, feuilles et pochettes pour une meilleure accessibilité. 

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